La fiche traiteur : ce qu'elle contient

La fiche traiteur est le document de synthèse que votre traiteur attend pour préparer votre réception. Ce n'est pas une formalité administrative : c'est le seul document qui rassemble en un endroit les effectifs, les régimes, les horaires et le plan de salle. Sa qualité détermine directement celle du service.

Le calendrier de transmission

• Six semaines avant : première version, avec les effectifs estimés et les régimes déjà connus. Elle permet au traiteur de dimensionner son équipe et de commander.
• Deux semaines avant : version définitive, avec les effectifs confirmés. C'est généralement la date contractuelle au-delà de laquelle les couverts sont facturés, présents ou non.
• Quarante-huit heures avant : confirmation finale, avec les derniers ajustements (désistements de dernière minute, changements de table).

Respecter ce calendrier ne relève pas de la politesse : un traiteur qui reçoit ses effectifs la veille achète dans l'urgence, et cela se voit dans l'assiette.

Ce que la fiche doit contenir

1. Les effectifs

Le nombre d'adultes, le nombre d'enfants avec leur tranche d'âge, et le nombre de prestataires à nourrir : photographe, vidéaste, DJ, coordinateur, chauffeur. Ces derniers sont systématiquement oubliés et représentent cinq à huit couverts.

2. Les régimes alimentaires

La liste nominative, avec pour chacun la nature de la contrainte, les précisions utiles, et le numéro de table. Distinguez clairement les préférences des allergies véritables : les secondes imposent des précautions en cuisine, comme l'explique notre article sur les régimes alimentaires.

3. Les horaires de service

Heure d'arrivée des invités, début et fin du cocktail, entrée en salle, service de chaque plat, pièce montée, buffet de nuit, fin de service contractuelle. Ces horaires doivent être cohérents avec le rétroplanning du jour J : c'est le même document vu sous l'angle du traiteur.

4. Le plan de table

Imprimé en couleur, avec la numérotation des tables, la disposition dans la salle, les noms par table, et un symbole distinctif pour les régimes particuliers. C'est ce document que le maître d'hôtel aura en main pendant le service.

5. Les menus définitifs

Pour chaque déclinaison (standard, végétarien, sans gluten, enfant) l'entrée, le plat, le dessert et la liste des allergènes présents.

6. Les boissons

Vins par service, champagne, softs, café, digestifs, avec les quantités prévues et l'origine : fournies par le traiteur ou par vous, auquel cas mentionnez le droit de bouchon négocié.

7. La logistique

Nombre de serveurs, présence d'un maître d'hôtel, vaisselle fournie par qui, emplacement et accès de l'office, horaires d'installation et de démontage, contraintes du lieu : heure de coupure du bruit, accès camion, électricité disponible.

8. Les contacts du jour J

Votre numéro, celui du témoin coordinateur, celui du responsable du lieu. Et surtout : qui décide si une question se pose pendant le service. Ce ne doit pas être vous.

Ce qui est le plus souvent oublié

• Les boissons spécifiques demandées à l'avance : une bière sans alcool, un soda particulier.
• Les bébés en âge de diversification, qui ont besoin d'un repas adapté et d'un micro-ondes.
• Les horaires réels du DJ et du photographe, qui conditionnent le moment où ils mangent.
• Les invités sous traitement médical nécessitant de manger à heure fixe.
• Le nombre de couverts de réserve, deux ou trois, pour absorber un imprévu.

Le format

Un PDF d'une à trois pages, envoyé par courriel et imprimé en deux exemplaires pour le jour J. Évitez le fichier tableur brut : le maître d'hôtel travaille debout, en mouvement, et il a besoin d'un document lisible d'un coup d'œil.

Questions fréquentes

Quand transmettre la fiche traiteur ?

Une première version six semaines avant, la version définitive deux semaines avant, et une confirmation quarante-huit heures avant. La date des effectifs définitifs est presque toujours contractuelle.

Faut-il nourrir les prestataires ?

Oui, c'est l'usage et c'est souvent prévu au contrat. Comptez cinq à huit couverts pour le photographe, le vidéaste, le DJ et le coordinateur, généralement facturés à un tarif réduit.

Que faire si un invité se désiste la veille ?

Prévenez immédiatement le traiteur : le couvert sera probablement facturé, mais cela évite une place vide au service et un déséquilibre à table. Prévoyez systématiquement deux couverts de réserve pour l'inverse.

Le traiteur a-t-il besoin du plan de table ?

Impérativement. Sans lui, le service ne peut pas distribuer correctement les assiettes spéciales, et les invités à régime particulier sont servis au hasard. C'est la première cause d'incident de service dans un mariage.

En pratique

Construisez la fiche à partir des données que vous avez déjà (liste d'invités, réponses reçues, régimes déclarés, plan de table) plutôt qu'en ressaisissant tout dans un nouveau document. La ressaisie est la source principale d'écart entre ce que vous croyez avoir transmis et ce que le traiteur a compris.

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